MAITIME SECRETUM
Tutte le Funzionalità
Sette moduli integrati per coprire ogni aspetto della compliance privacy. Dalla generazione documenti alla firma elettronica, dall'audit al monitoraggio continuo.
Generazione Documenti Privacy
Tutti i documenti obbligatori, generati automaticamente
Secretum genera automaticamente tutti i documenti privacy obbligatori per legge, personalizzati con i dati specifici della tua organizzazione. Inserisci i dati una sola volta: Secretum produce l'intero fascicolo privacy.
Informativa privacy per clienti, dipendenti e fornitori (art. 13-14 GDPR)
Nomina dei responsabili del trattamento (art. 28 GDPR)
Registro dei trattamenti del titolare e del responsabile (art. 30 GDPR)
Analisi dei rischi e Valutazione d'Impatto — DPIA (art. 35 GDPR)
Nomina degli autorizzati al trattamento (art. 29 GDPR / art. 2-quaterdecies D.lgs. 196/2003)
Procedura di gestione Data Breach (art. 33-34 GDPR)
Registro delle violazioni (art. 33 GDPR)
Informativa e regolamento videosorveglianza (art. 13 GDPR + Provv. Garante)
Policy e istruzioni operative per gli incaricati del trattamento
Contratti di contitolarità (art. 26 GDPR)
Assistente AI Integrato
Un consulente privacy virtuale al tuo fianco
Secretum integra un assistente basato su intelligenza artificiale che accompagna l'utente in ogni fase del lavoro. Non è un semplice chatbot: è un consulente privacy virtuale che conosce la normativa italiana ed europea e il contesto specifico di ogni organizzazione.
Tutore privacy — risponde a domande sulla normativa in linguaggio semplice e comprensibile
Generazione documenti intelligente — genera contenuti personalizzati in base alle specificità dell'organizzazione
Analisi compliance proattiva — segnala documenti mancanti, in scadenza o incongruenze
Query in linguaggio naturale — interroga il database in italiano per ottenere risultati immediati
Firma Elettronica OTP
Firma con validità legale, senza carta e senza penna
Secretum integra la firma elettronica con verifica OTP (One Time Password), conforme al Regolamento eIDAS (UE n. 910/2014). I documenti firmati hanno piena validità legale, equivalente alla firma autografa.
Genera il documento, inserisci i dati del firmatario
Il firmatario riceve il documento e un codice OTP via SMS o email
Inserisce il codice per apporre la firma con audit trail completo
Il documento firmato viene archiviato con marca temporale
Audit trail conservato per 10 anni come previsto dalla normativa
Dashboard di Compliance
Lo stato di conformità a colpo d'occhio
Il cuore di Secretum è la dashboard che offre una vista immediata sullo stato di conformità di ogni organizzazione gestita e dell'intero portfolio clienti.
Indicatori visivi (semaforo): verde (conforme), giallo (parziale), rosso (a rischio)
Checklist documenti interattiva con stato per ogni documento obbligatorio
Scadenzario con notifiche via email e in-app per rinnovi e aggiornamenti
Statistiche aggregate: percentuale compliance, documenti generati, trend nel tempo
Gestione Organizzazioni e Fornitori
Tutti i dati centralizzati in un unico ecosistema
Secretum centralizza tutti i dati necessari per la gestione privacy: anagrafica organizzazioni, referenti, trattamenti e catalogo fornitori con generazione automatica delle nomine.
Anagrafica organizzazioni: ragione sociale, P.IVA/CF, sede, settore, referenti privacy
Mappatura dei trattamenti: finalità, basi giuridiche, categorie di dati e interessati
Gestione fornitori: tipologia, dati anagrafici, referente, stato contrattuale
Generazione automatica nomine a responsabile del trattamento (art. 28) singole o in blocco
Modulo Audit Compliance
Audit digitali per Consulenti, Studi Legali e DPO
Una piattaforma completa per effettuare audit di conformità GDPR sulle organizzazioni clienti, interamente digitale e potenziata dall'AI.
Aree di verifica personalizzabili: governance, mappatura dati, documentazione, sicurezza, data breach e altro
Questionario intelligente personalizzato dall'AI in base al profilo dell'organizzazione
Compilazione via link senza registrazione — il cliente compila in autonomia
Scoring AI automatico con classificazione lacune per gravità
Report PDF professionale con logo, scoring, gap analysis e piano di remediation
Ciclo annuale con tracking progressi e confronto tra audit successivi
Invio Documenti e Notifiche
Comunicazioni automatiche per non perdere nessuna scadenza
Secretum gestisce l'invio dei documenti e le notifiche per mantenere ogni organizzazione sempre in regola.
Invio documenti via email direttamente dalla piattaforma
Notifiche automatiche per scadenze imminenti
Promemoria per documenti mancanti
Alert di compliance per nuove linee guida o aggiornamenti normativi
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